14.12.2024
Manuelles vs. digitales Asset-Management: Was ist effizienter?
Die Verwaltung von Unternehmensressourcen oder Assets spielt eine zentrale Rolle im Geschäftsalltag.
Doch die Art und Weise, wie Assets verfolgt und verwaltet werden, hat sich stark verändert.
Während traditionell das manuelle Asset-Management dominierte, entscheiden sich immer mehr Unternehmen für digitale
Lösungen.
Doch was ist tatsächlich effizienter? Ein detaillierter Vergleich der beiden Methoden kann helfen,
die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
1. Manuelles Asset-Management: Der traditionelle Ansatz
Manuelles Asset-Management ist ein Verfahren, bei dem Unternehmen ihre Bestände, Geräte und Ressourcen mithilfe von
Papieraufzeichnungen,
Excel-Tabellen oder einfachen Listen verfolgen. Es wird oft von kleineren Unternehmen oder in Unternehmen,
die noch keine digitale Infrastruktur besitzen, verwendet.
Vorteile des manuellen Ansatzes:
- Einfachheit: Für kleine Unternehmen oder Teams ohne großen Bedarf an Technologie bietet das
manuelle Asset-Management eine einfache Lösung ohne Investitionskosten in Software.
- Direkte Kontrolle: Da jede Bestandsaufnahme manuell erfolgt, behalten die Verantwortlichen
direkten Einfluss auf jede einzelne Asset-Bewegung.
Nachteile des manuellen Ansatzes:
- Fehleranfälligkeit: Menschen machen Fehler. Manuelle Aufzeichnungen sind anfällig für Tippfehler,
fehlende Informationen und falsche Berechnungen, die zu falschen Bestandszahlen führen.
- Zeitaufwendig: Die manuelle Verwaltung von Assets erfordert viel Zeit und Ressourcen, besonders
bei großen Beständen. Das führt zu Ineffizienzen und möglicherweise verpassten Chancen.
- Schwierigkeiten bei der Nachverfolgbarkeit: Eine präzise Nachverfolgung von Assets über verschiedene
Abteilungen oder Standorte hinweg ist ohne digitale Unterstützung schwierig.
- Begrenzte Skalierbarkeit: Wenn das Unternehmen wächst, wird es zunehmend schwieriger, manuelle
Methoden zu skalieren.
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2. Digitales Asset-Management: Der moderne Ansatz
Digitales Asset-Management umfasst Softwarelösungen, die speziell entwickelt wurden, um alle Aspekte des Asset-Managements
zu automatisieren, von der Erfassung und Überwachung bis hin zur Wartung und Ausmusterung. Diese Tools bieten in der Regel
eine
zentrale Datenbank, die den Zugriff und die Verwaltung von Assets in Echtzeit ermöglicht.
Vorteile des digitalen Ansatzes:
- Automatisierung und Echtzeit-Daten: Digitales Asset-Management ermöglicht die Echtzeitüberwachung
von Beständen und Bewegungen. Es wird automatisch aufgezeichnet, wenn Assets entnommen, verschoben oder ersetzt
werden,
wodurch Fehler reduziert werden.
- Zentralisierte Datenbank: Alle Daten sind an einem zentralen Ort gespeichert, wodurch der Zugriff
vereinfacht und die Verwaltung des gesamten Bestands effizienter wird.
- Erhöhte Transparenz und Nachverfolgbarkeit: Mit digitalen Systemen können Unternehmen den
Lebenszyklus
ihrer Assets von der Anschaffung bis zur Ausmusterung genau nachverfolgen und so Engpässe oder Probleme frühzeitig
erkennen.
- Skalierbarkeit: Digitale Lösungen sind in der Regel skalierbar und können problemlos mit dem Wachstum
des
Unternehmens erweitert werden, was sie besonders für Unternehmen geeignet macht, die in Zukunft wachsen möchten.
- Bessere Analyse und Berichterstattung: Digitale Systeme bieten umfangreiche Analysemöglichkeiten und
die Möglichkeit, detaillierte Berichte zu erstellen, die fundierte Entscheidungen ermöglichen.
Nachteile des digitalen Ansatzes:
- Initiale Kosten: Die Implementierung einer digitalen Lösung kann mit erheblichen Investitionen
in Software und Schulung verbunden sein.
- Komplexität: Besonders bei der Einführung neuer Software kann die Schulung von Mitarbeitern und
die Anpassung an neue Systeme eine Herausforderung darstellen.
- Abhängigkeit von Technologie: Unternehmen, die auf digitale Lösungen setzen, sind auf die
kontinuierliche Verfügbarkeit der Technologie und eine stabile Internetverbindung angewiesen.
3. Effizienzvergleich: Welcher Ansatz ist besser?
Der Vergleich der Effizienz von manuellem und digitalem Asset-Management hängt stark von den spezifischen Anforderungen des
Unternehmens ab.
- Kosten: Manuelles Asset-Management kann kurzfristig kostengünstiger sein, da keine Softwarelizenzen
oder Infrastruktur erforderlich sind. Auf lange Sicht jedoch können die durch Fehler und Zeitaufwand
entstehenden Kosten den digitalen Ansatz übertreffen.
- Fehlerquote: Digitale Systeme bieten eine weitaus geringere Fehlerquote als manuelle Prozesse.
Durch die Automatisierung und Echtzeitverfügbarkeit von Daten werden Fehler vermieden und Prozesse beschleunigt.
- Zeitaufwand: Manuelles Asset-Management erfordert eine erhebliche Menge an Zeit für die Verwaltung
und Überwachung.
Digitale Systeme hingegen beschleunigen diese Prozesse erheblich und ermöglichen eine effektive Verwaltung auch bei
großen Beständen.
- Skalierbarkeit: Während manuelle Methoden gut für kleine Unternehmen geeignet sind, sind sie bei
wachsendem
Geschäft schwierig zu skalieren. Digitale Lösungen hingegen können leicht an die Bedürfnisse eines wachsenden
Unternehmens angepasst werden.
4. Fazit: Welches Asset-Management ist effizienter?
Für kleine Unternehmen oder Start-ups, die mit einem begrenzten Budget arbeiten, mag das manuelle Asset-Management
kurzfristig eine praktikable Lösung sein. Sobald jedoch das Unternehmen wächst, wird der manuelle Ansatz schnell
unpraktisch und ineffizient. Digitale Asset-Management-Systeme bieten langfristig eine bessere Effizienz, da sie Fehler
reduzieren,
Zeit sparen, die Nachverfolgbarkeit verbessern und eine skalierbare Lösung bieten.
Im Jahr 2024 ist es für die meisten Unternehmen, besonders die, die mit großen Beständen arbeiten, ratsam,
in digitale Asset-Management-Lösungen zu investieren, um ihre Prozesse zu optimieren und ihre Ressourcen bestmöglich zu
nutzen.
